Huolellinen valmistautuminen ulkomaan komennukselle edellyttää, että asiat ovat kunnossa kotimaassa ennen matkalle lähtöä. Kotimaahan jääneitä epäselviä asioita on vaikea hoitaa ulkomailta. Valmistautuminen on syytä aloittaa riittävän ajoissa.
Passi haetaan mistä tahansa poliisitoimistosta. Sen kanssa saattaa tulla kuitenkin joitain yllätyksiä. Esimerkiksi useimpiin Lähi-Idän arabimaihin menevän passissa ei saa olla merkintöjä käynnistä Israelissa. Mikäli tällainen merkintä on vanhassa passissa, kannattaa hankkia uusi. Passin voimassaoloajan pitäisi myös selvästi ylittää suunniteltu tai sovittu komennusaika. Passi kannattaa hankkia vähintään kuukautta ennen matkan alkua. Yleensä työnantajayhtiö hankkii tarvittaessa työntekijälle viisumin. Tätä varten joudutaan täyttämään viisumianomus, jonka mukaan on liitettävä tavallisimmin kolme passikuvaa sekä vähintään viisumikauden loppuun saakka voimassa oleva passi. Viisumihakemus jätetään matkakohdemaan Helsingissä tai Suomea lähimpänä olevaan ulkomaanedustustoon. Säännökset viisumin, työluvan ja oleskeluluvan myöntämisedellytyksistä määräytyvät kyseisen maan lainsäädännön ja valtioiden välisten sopimusten sekä kansainvälisten yleissopimusten mukaisesti. Viisumin, työluvan ja oleskeluluvan tarve on hyvä tarkistaa matkakohdemaan edustustolta hyvissä ajoin ennen matkaa. EU:n alueella ei tarvita viisumia, oleskelulupaa eikä työlupaa. Ylimääräisiä passikuvia kannattaa varata reilusti mukaan. Niitä tarvitaan useimmiten heti asemamaahan tultaessa erilaisiin lupiin. Niin ikään on hyvä ottaa mukaan esimerkiksi englanninkielisiä todistuksia tärkeimmistä henkilökohtaisista asiakirjoista. Suomeen on hyvä jättää kopiot kaikista tärkeistä mukaan otetuista asiakirjoista siltä varalta, että ne matkan aikana katoavat.
Ennen komennukselle lähtöä on henkilön ja hänen mukanaan asemamaahan seuraavien perheenjäsenten useimmiten käytävä lääkärintarkastuksessa. Tämä on tarpeen etenkin silloin kun asemamaa sijaitsee Länsi-Euroopan ulkopuolella. Terveystarkastus on hyvä hoitaa myös kotimaahan palattaessa. Pakolliset ja muut tarpeelliset rokotukset on otettava hyvissä ajoin ennen matkalle lähtöä. Erityisesti on otettava huomioon mahdollinen allergisuus pakollisille rokotteille, mikä saattaa olla esteenä jopa koko matkalle. Saadut rokotukset merkitään tarvittaessa kansainväliseen rokotustodistukseen. Niiden uusimisesta tarpeellisin väliajoin pitää huolehtia itse. Tavallisesti rokotukset voidaan nykyisin saada paikallisista terveyskeskuksista ja ainakin sieltä ohjataan oikeaan paikkaan. Yleinen käytäntö on, että työnantaja kustantaa niin lääkärintarkastuksesta kuin rokotuksistakin johtuvat todelliset kustannukset. Lähtijän on selvitettävä myös tarvittava muu lääkitys ja otettava mukaan oma lääkevarasto, sillä asemamaassa voi syntyä vaikeuksia lääkkeiden saannissa.
Koska työnantaja korvaa tarpeelliset matkakustannukset Suomesta asemapaikalle, on luonnollista, että työnantaja myös hankkii liput ja kulkuluvat. Mikäli työntekijällä kuitenkin on omia toiveita matkareitistä tai kulkuvälineistä, niistä on neuvoteltava hyvissä ajoin ennen matkan alkua työnantajan kanssa. Samoin on sovittava, mistä ja milloin ulkomaille lähtevä työntekijä saa matkaliput haltuunsa. Ulkomaan komennukselle lähtevän on myös huolehdittava siitä, että hänellä on varsinaisen matkan aikana tarvittavan valuutan lisäksi asemamaan valuuttaa niin paljon, että hän pystyy hoitamaan käytännön asiat asemamaassa siihen saakka, kunnes normaali rahaliikenne on saatu järjestettyä. Tavallisimmin työnantaja järjestää matkalle tarvittavan valuutan ennakkona asemamaassa ansaitusta palkasta, mutta siitäkin on sovittava ajoissa työnantajan kanssa. Tärkeää on myös varmistaa, että matkan ajalle on olemassa vakuutusturva sekä työntekijälle että mukana seuraavalle perheelle. Mikäli työsopimuksessa työnantajaa ei ole velvoitettu huolehtimaan vakuutuksista, lähtevän on itse hoidettava tämä asia vakuutusyhtiön kanssa. Erityisesti on muistettava vakuuttaa myös varsinaisen matkatavaran ulkopuolella lähetetty muuttotavara.
Ulkomaankomennukselle lähdettäessä on harkittava, mitä henkilökohtaisia tarvikkeita on välttämättä otettava mukaan. Peruslähtökohtana voisi olla jo laajempien kokemuksien saannin kannalta se, että asemamaassa pitäisi elää maan tavalla. Samoin on syytä muistaa, että useimmissa maissa peruselämiseen tarvittavat hyödykkeet saadaan helpommin paikan päällä kuin kuljettamalla niitä muuttokuormana Suomesta. Toisaalta joissakin maissa on mahdotonta saada tiettyjä tarvikkeita. Käytännön muuttojärjestelyistä suoriutuu helpoiten kääntymällä huolintaliikkeiden puoleen. Matkatavaraa saa lentokoneella matkustettaessa yleensä olla turistiluokassa 20 kg ja ensimmäisessä luokassa 30 kg. Atlantin ylilennoilla määrä kuitenkin on kaksi kollia (kolli = mikä tahansa kappale), kumpikin kuitenkin enintään 32 kg. Ylipainosta menee huomattava lisämaksu. Tarkempia tietoja saa suoraan lentoyhtiöiltä. Muuttotavaran tuonnista asemamaahan on valtioista riippuen erilaisia tullimääräyksiä. Muuttotavaroiden tulo saattaa pahimmassa tapauksessa kestää jopa kuukausia. Yleensä huolellisesti tehty tavaraluettelo nopeuttaa prosessia. Tullimääräyksistä voi kysellä kyseisen maan konsulaatista tai paikan päällä olleilta suomalaisilta työntekijöiltä.
Suomalainen ajokortti kelpaa useimmissa Euroopan maissa. Työkomennukselle lähdettäessä on kuitenkin aina suositeltavaa hankkia kansainvälinen ajokortti. Monissa maissa tarvitaan paikallisen viranomaisen myöntämä ajolupa, jonka saamiseksi pitää olla kansainvälinen ajokortti tai suomalainen ajokortti englanninkielisine liitteineen ja passikuvia. Kansainvälisen ajokortin saa Autoliitosta sekä joistakin vakuutusyhtiöistä ja matkatoimistoista. Lisätietoja: www.autoliitto.fi
Ennen komennukselle lähtöä on tehtävä muuttoilmoitus. Ilmoituslomakkeita saa posteista, Kansaneläkelaitoksesta ja Väestörekisteristä. Kannattaa nimetä joku luotettava henkilö kotimaassa asiamieheksi, joka huolehtii hoidettaviksi tulevista asioista. Asiamiehelle täytyy jättää tarpeellinen määrä yksilöityjä valtakirjoja tai avoin valtakirja asioiden hoitamista varten. Uusi osoite ja mahdollinen asiamiehen nimi ja osoite on ilmoitettava muun muassa pankkiin, postiin, verotoimistoon, vakuutusyhtiöön ja puhelin- ja sähkölaitokselle. Pankkien kanssa kannattaa tehdä maksupalvelusopimus ja ohjata tiedossa olevat maksut suoraan pankkiin. Postiin tehdään postiosoitteen muutospyyntö komennuksen ajaksi. Ulkomaille lähetetään ainoastaan 1. ja 2. luokan kirjeposti. Edelleen on syytä purkaa sähkön, kaasun ja puhelimen käyttösopimukset. Veroilmoitus on tehtävä Suomeen, vaikka henkilö asuukin tilapäisesti ulkomailla. Ohjeet tätä varten löytyvät palkansaajan veroilmoituksen täyttöoppaasta. Mikäli normaali jättöaika ei jostain syystä käy, anotaan veroilmoituksen jättöaikaan lykkäystä kotipaikan verotoimistosta.
Omistusasunnon voi vuokrata määräaikaisella vuokrasopimuksella, joka on syytä tehdä valmiille sopimuslomakkeelle. Siinä tulee mainita sopimuksen kestoaika ja se, että vuokrasuhde päättyy, kun vuokranantaja tarvitsee huoneiston jälleen omaan käyttöönsä. Vuokrahuoneiston tai sen osan luovuttamiseen toisen vuokralaisen käyttöön sovelletaan toisia ehtoja. Tähän tarvitaan alkuperäisen vuokranantajan lupa.