Tietopankki työsuhteesta

Sähköpostiviestien suoja

Työnantajalla on oikeus päättää, mihin tarkoitukseen työpaikan sähköpostia käytetään. Työnantaja voi jopa kieltää yksityisen sähköpostiviestinnän työajalla. Pääsääntöisesti työnantajat kuitenkin sallivat sähköpostin käytön henkilökohtaiseen yhteydenpitoon. Erityisesti on muistettava, että ulkopuoliset henkilöt saattavat lähettää työntekijälle henkilökohtaisia sähköpostiviestejä työnantajan mahdollisista kielloista huolimatta.

Työntekijän sähköpostiviestien luottamuksellisuus on pyritty turvaamaan laissa. Säännösten tavoitteena on, ettei työntekijän luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuus vaarannu ja että työnantajalle kuuluvat, tämän toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit voidaan saada työnantajan käyttöön työntekijän ollessa estyneenä. Säännösten lähtökohtana on, että työnantajaorganisaatiolle kuuluvien viestien avaaminen perustuu työntekijän suostumukseen. Työnantaja saa hakea esille ja avata työntekijän sähköpostiviestejä vain tietyin edellytyksin ja menettelytavoin.

Työnantajan huolehtimisvelvollisuus

Työnantaja ei voi hakea esille ja avata työntekijän sähköpostiviestejä, ellei työnantaja sitä ennen ole huolehtinut siitä, että

• työntekijä voi käytettävän sähköpostijärjestelmän avulla lähettää viestin lähettäjälle ilmoituksen poissaolostaan ja sen kestosta sekä tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissaolevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä tai
• työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan tähän tehtävään hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan työnantajan hyväksymään osoitteeseen tai
• työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa tämän valitsema työnantajan tähän tehtävään hyväksymä henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko työntekijälle lähetetty viesti, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto.

Sähköpostiviestien esille hakeminen

Työnantaja saa hakea esille vain työnantajalle kuuluvia sähköposteja. Näiden sähköpostiviestien esille hakeminen tapahtuu aina tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla. Tällöin työnantajalla on oikeus tutkia viestin lähettäjää, vastaanottajaa ja viestin otsikkoa koskevia tietoja. Näiden tietojen avulla työnantajan on pääteltävä, onko työntekijälle lähetetty tämän poissa ollessa tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut työnantajalle kuuluvia viestejä, joista työnantajan on toimintansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto.

Työntekijän sähköpostiviestien esille hakeminen edellyttää kuitenkin aina, että

• työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville,
• työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu,
• työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään ja työnantajalle kuuluvia viestejä ei voida saada työnantajan käyttöön siitä huolimatta, että yllä kuvattu huolehtimisvelvollisuus on täytetty ja
• työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.

Sähköpostiviestien avaaminen

Jollei viestin esille hakeminen johda viestin avaamiseen, on siitä laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, miksi viestiä on haettu, hakemisen ajankohta ja sen suorittajat. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Viestin lähettäjätietoja, vastaanottajatietoja tai otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä viestin esille hakemisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Jos sähköpostiviestin lähettäjää, vastaanottajaa tai otsikkoa koskevan tiedon perusteella on ilmeistä, että työntekijälle lähetetty tai työntekijän lähettämä viesti on selvästi työnantajalle kuuluva viesti, josta työnantajan on toimintansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto, sähköpostiviestin saa avata. Viestin avaa tällöin aina tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävä henkilö toisen henkilön läsnä ollessa.

Viestin avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat ja kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Rangaistus säännösten rikkomisesta

Työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta lain vastaisesti hakee esille tai avaa työntekijälle lähetetyn tai työntekijän lähettämän viestin voidaan tuomita lain rikkomisesta sakkoon.

<< Takaisin