Työtodistuksen antamisvelvollisuudesta ja sisällöstä on säädetty tarkasti työsopimuslaissa.

Työtodistuksen pääasiallinen tarkoitus on antaa potentiaaliselle uudelle työnantajalle tietoa työntekijän aikaisemmin suorittamien tehtävien laadusta ja työmenestyksestä. Mitä nuorempi työnhakija, sitä suurempi merkitys todistuksilla on.

Työnantajalla on velvollisuus antaa työntekijälle kirjallinen työtodistus, kun työsuhde päättyy. Työsopimuslaki ei tunne työsuhteen kestäessä annettavaa niin sanottua väliaikaista työtodistusta. Työnantaja voi sellaisen pyynnöstä kirjoittaa, kuten usein tehdään, mutta pakkoa siihen ei ole. Työsuhteen päättyessäkin työnantajalla on velvollisuus antaa työtodistus vain, jos työntekijä sitä erikseen pyytää. Sen saaminen ei siis ole mikään automaatio, vaikka usein näin luullaankin.

Työtodistuksen antaa työntekijän työnantaja. Esimerkiksi vuokratyösuhteessa työtodistuksen antaa työvoimaa vuokraava yritys, ei käyttäjäyritys.

Sisältö on määritelty

Työtodistuksessa on aina oltava maininta työsuhteen kestosta ja tehtävien laadusta. Työsuhteen kestolla tarkoitetaan työsuhteen alkamis- ja päättymisaikaa. Tehtävien laadulla tarkoitetaan kuvausta työntekijän pääasiallisista tehtävistä. Pelkkä titteli ei ole riittävä. Jos työntekijä on työsuhteen kestäessä suorittanut useita eri tehtäviä, niistä kaikista on tehtävä merkinnät. Sellaisia tehtäviä, joita työntekijä on tehnyt mutta ainoastaan hyvin vähäisessä määrin, ei tarvitse työtodistukseen kirjata. Todistukseen voidaan myös laittaa tieto työntekijän asemasta työnantajan organisaatiossa, esimerkiksi esimiesasema.  Jos työtehtävät on kirjattu virheellisesti, työntekijällä on mahdollisuus kanteella vaatia niitä oikaistuksi.

Muuta tietoa työtodistukseen ei saa merkitä, ellei työntekijä erikseen pyydä. Esimerkiksi äitiys- ja hoitovapaa-aikoja ei saa ilmetä, vaikka lähes koko työsuhde koostuisi erilaisista perhevapaista. Myöskään muita poissaoloja, esimerkiksi sairauspoissaoloja tai luvattomia poissaoloja, ei saa merkitä todistukseen.

Työntekijä voi itse pyytää työtodistuksen sisällöltään laajana, jolloin se sisältää aiemmin mainitun lisäksi työsuhteen päättymissyyn sekä arvion työtaidosta ja käytöksestä tai toisen näistä.

Työsuhteen päättymissyyllä ei tarkoiteta yksilöityjä työsuhteen päättymissyyn perusteita, vaan mainintaa siitä, kumman aloitteesta työsuhde on päättynyt ja millä tavalla (esimerkiksi koeaikapurku tai tuotannollis-taloudellinen irtisanominen).

Työtodistus voi olla huono

Usein luullaan, ettei työnantaja saa kirjoittaa huonoa työtodistusta. Työnantajalla on oikeus antaa työntekijästä sellainen arvio, jonka työnantajan edustaja kokee perustellusti oikeaksi. Vaikka se olisi työntekijän mielestä väärä, ei työnantajaa voida kanteella velvoittaa muuttamaan käsitystään. Sen sijaan korkeimman oikeuden mukaan työntekijällä on oikeus vahingonkorvaukseen, mikäli objektiivisesti tarkastellen virheellinen työtodistus aiheuttaa hänelle jotakin vahinkoa.

Arvioinnissa käytetään asteikkoa kiitettävä/hyvä/tyydyttävä/välttävä/heikko, mutta myös vapaamuotoisemmat arviot ovat sallittuja. Erittäin harvoin näkee sellaisia työtodistuksia, joissa arvolauseena on edes tyydyttävä. Työntekijän kannattaa tiedustella työtodistuksen laatijalta etukäteen, millaisen arvion työnantajan edustaja antaisi, ennen kuin pyytää työtodistukseen arviolauselmaa. Työntekijä ei nimittäin voi vaatia lakiin perustuen työtodistusta suppeana uudelleen, jos hän ei ole tyytyväinen saamaansa laajaan työtodistukseen. Tällaiseen pyyntöön on silti suositeltavaa suostua.  Jos taas työntekijä on saanut suppean työtodistuksen työsuhteen päättyessä, hän voi myöhemmin pyytää sen vielä laajana.

Todistus pitää antaa - jopa vuosien päästä

Työtodistus tulee antaa pyynnön jälkeen viipymättä, yleensä noin viikon kuluessa. Jos työtodistusta ei ole muistanut vaatia työsuhteen päättyessä, myöhemminkin sen voi pyytää. Työnantajalla on velvollisuus antaa työntekijälle työtodistus, jos sitä pyydetään 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Todistusta työntekijän työtaidosta ja käytöksestä on kuitenkin pyydettävä viiden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä.
Jos työsuhteen päättymisestä on kulunut yli 10 vuotta, työtodistus työsuhteen kestosta ja työtehtävien laadusta on annettava vain, jos siitä ei aiheudu työnantajalle kohtuutonta hankaluutta. Samoin edellytyksin työnantajan on annettava kadonneen tai turmeltuneen työtodistuksen tilalle uusi todistus.

Esimiehen muistilista

• Kun alaisesi pyytää työtodistusta, tarkista, haluaako hän työtodistukseen myös arvion työtaidoista ja käytöksestä sekä työsuhteen päättymissyyn.
• Jos työntekijä haluaa arviolauselman, ole hänelle jo etukäteen rehellinen, mikäli et pysty tekemään myönteistä arviota, jotta työntekijä voi harkita asiaa uudelleen.
• Arviolauselman voi laatia sellaiseksi, jonka itse katsoo perustellusti oikeaksi. Arvion tulee perustua tosiasioihin ja olla objektiivinen.
• Arviolauselmaa eikä työsuhteen päättymissyytä saa merkitä työtodistukseen ilman nimenomaista lupaa.
• Työtodistuksesta ei saa ilmetä pitkätkään poissaolot.
• Laadi työtodistus viivytyksettä pyynnöstä. Suositeltavaa on antaa se viikon sisällä. Velvoitteen laiminlyönnistä voi seurata rikosoikeudellinen rangaistus.
• Säilytä kopio työtodistuksesta. Siihen kannattaa myös pyytää kuittaus työntekijältä.

Teksti Anu Aspiala, YTYn neuvottelupäällikkö